Améliorer la gestion de son temps ... c'est possible !

Vous l'aurez sans doute remarqué, nous vivons dans un monde de plus en plus exigeant où l’on attend de nous toujours plus d’efficacité et de disponibilité.

Vous avez peut-être l’impression de manquer de temps, ou de trop en perdre, ou tout simplement aimeriez-vous apprendre à mieux l’utiliser ?

Réfléchissons un peu à ce qui cause ce manque de temps.

Et si le vrai problème était la RESISTANCE ? La résistance à changer, à faire confiance, à déléguer, à exprimer et communiquer ses besoins, à oser demander de l’aide, à faire autrement, à innover …

Aussi curieux que cela puisse paraître, dire que nous n’avons pas le temps est en réalité un faux problème, mais nous préférons nous rassurer en le pensant plutôt que de s’interroger sur les fondements de cette pensée :

-peut-être des croyances limitantes visant à croire que vous êtes le ou la seule capable de faire les choses correctement,

-peut-être cette idée bien ancrée qu’un bon manager ou un bon parent doit tout faire tout seul,

-peut-être encore une incapacité à savoir dire non lorsque l’on vous en demande toujours plus,

-ou simplement une résistance à organiser votre temps et vos priorités différemment …

Autant de facteurs à prendre en compte dans un contexte de gestion de temps, car si les causes sont souvent inconscientes et méconnues, les conséquences sont bien réelles.

Comment faire alors me demanderez-vous pour organiser au mieux les 24h qui nous sont allouées dans chaque journée ?

Je vous propose de découvrir un outil très intéressant en matière d’analyse et de gestion du temps …

la matrice d’Eisenhower (du nom du Président des Etats-Unis, maître en la matière).

Le but de cette méthode est de vous apprendre à faire la distinction entre ce qui est IMPORTANT de ce qui est URGENT.

Elle se présente comme un tableau à double entrée, avec un axe dédié à ce qui est important et l’autre à ce qui est urgent.

Comme vous le verrez ci-dessous, le carré comporte 4 zones.

Peu importe la tâche qui échoue sur votre bureau ou à la maison, commencez par la classer sur la matrice puis décidez plus facilement du meilleur moment pour l’accomplir.

Amusez-vous à le faire ... il ne serait pas surprenant qu'assez rapidement la zone 2 se trouve en surcharge ... en effet, nous avons une tendance à concentrer beaucoup d’énergie sur le champs « important et urgent », c’est-à-dire sur les choses qui doivent être faites immédiatement. (sans doute parce que nous n'avons pas suffisamment planifié nos tâches ou peut-être avons nous passé trop de temps dans notre zone de distraction ...)

Selon où vous aurez placé toutes vos missions à accomplir, vous pouvez alors réfléchir au moment opportun pour faire les choses importantes qui ne sont par urgentes.

De la même manière, à quel moment allez vous trouver le temps d’accomplir les tâches importantes avant qu’elles ne deviennent urgentes ?

C’est dans ce champ que doivent être inscrites les décisions stratégiques sur le plus long terme.

Pour résumer :

Le quadrant 1 représente les tâches non-urgentes mais importantes. (formations, réseau, planification, mails.)

Le quadrant 2 représente les tâches urgentes et importantes. Ce sont les tâches que vous devrez réaliser en priorité. (crises, deadlines, problèmes urgents).

Le quadrant 3 représente les tâches non-urgentes et non-importantes. Il représente les tâches inutiles qui peuvent être supprimées de votre agenda. (discussions de couloir, appels personnels, flâneries sur le net).

Le quadrant 4 représente les tâches urgentes et non-importantes. Ce sont les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées. (problèmes des collègues, réunions peu importantes, mais planifiées).

Comme je vous le disais plus haut, il est fort probable que lorsque vous allez commencer à noter toutes les tâches qui vous incombent, elles vont toutes se retrouver fortement concentrées dans la zone consacrées aux tâches urgentes et importantes, ce qui finalement rend l’exercice inopérant … savez-vous pourquoi ? Tout simplement parce que avant de remplir la matrice, il est important d’être au clair avec ce qui est OBJECTIVEMENT important de ce qui est URGENT.

En effet, voilà tout le coeur du problème en matière d'organisation et de gestion du temps ... le caractère subjectif de l’exercice peut dépendre fortement de nos amies nos émotions et nos croyances qui viennent parasiter notre raisonnement. (Est-ce que répondre à ce mail est une priorité absolue ? en dehors du fait que vous avez certainement envie de faire plaisir à la personne de l'autre côté de l'écran et que cela vous causerai une forte émotion négative que de partir sans y avoir répondu... ).

Je vous invite à prendre le temps de la réflexion afin de faire un premier tri dans votre tête sur les croyances et les émotions qui vous animent.

Il faudra alors apprendre à les mettre momentanément de côté … pour gagner en efficacité.

Profitez des vacances pour vous entrainer et vous serez au top pour la rentrée !

Merci d'avoir pris le temps de lire cet article.

En espérant que vous y aurez trouvé des informations ou des pistes de réflexion qui viendront nourrir votre Développement Personnel & Professionnel.

N'hésitez pas à commenter et à partager cet article.

Coachement vôtre.